Thực tế môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn tới năng suất cũng như hiệu quả công việc. Chính vì vậy để cải tiến môi trường làm việc, nhiều công ty tập đoàn đã và đang áp dụng phương pháp 5S vào quy trình làm việc của mình. Vậy chính xác quy trình 5S là gì? Nó có thật sự đem lại hiệu quả trong việc nâng cao hiệu suất công việc? Trong bài viết dưới đây, chúng ta cùng đi vào tìm hiểu rõ hơn về phương pháp này nhé!
Nội dung chính
5S là gì? Phương pháp 5S là gì?
Nguyên tắc 5S đã và đang được triển khai và sử dụng tại nhiều doanh nghiệp nhằm đem đến điều kiện, môi trường làm việc hoàn hảo nhất. Vậy chính xác 5S là gì? Quy trình 5S là gì?
5S là gì?
5S hiểu đơn giản là hệ thống các tiêu chí sắp xếp không gian để công việc được thực hiện hiệu quả và an toàn nhất. Trọng tâm của quy tắc này chính là hướng tới đảm bảo vị trí của mọi đồ dùng cần sử dụng, yếu tố vệ sinh của khu vực làm việc từ đó giúp quá trình làm việc được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng và thuận tiện nhất.
Tìm hiểu về quy trình 5S
Quy trình 5S chính là tổng hợp tất cả các công cụ sản xuất giúp nâng cao hiệu quả và giảm bớt nguồn lực. Cụ thể thông qua quy trình 5S, doanh nghiệp có thể tận dụng các nguồn lực hiệu quả hơn, giảm thiểu tình trạng trì hoãn hay gián đoạn công việc nhờ việc tối ưu khâu chuẩn bị và sắp xếp.
Vì sao quy trình 5S lại có tính ứng dụng cao đến vậy?
Hiện nay phương pháp 5S đã và đang được áp dụng được với nhiều loại hình tổ chức cùng quy mô, lĩnh vực khác nhau. Nó được yêu thích không chỉ bởi khả năng nâng cao năng suất công việc mà còn giúp không gian trở nên sạch sẽ, thuận tiện và ngăn nắp hơn.
Quy trình 5S giúp đảm bảo điều kiện làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp
Sự cần thiết của quy trình 5S
Phần lớn người Việt chúng ta thường không có thói quen sắp xếp, chọn lọc đồ dùng. Với tâm lý “tận dụng” chúng ta thường giữ lại tất cả các món đồ vì cho rằng nó vẫn thật sự cần thiết. Chính điều này tạo ra sự bừa bộn và hỗn độn trong cả nếp sống sinh hoạt và làm việc. Đây là nguyên nhân dẫn đến tình trạng đa phần các công ty Việt Nam đều hoạt động kém hiệu quả:
- Có quá nhiều thứ, nhiều khâu không thật sự cần thiết trong tổ chức.
- Đồ đạc không được quản lý gọn gàng, ngăn nắp dẫn đến tình trạng phí quản lý tăng cao, kho bừa bộn, lãng phí tài nguyên.
- Điều kiện làm việc không được đảm bảo khiến tinh thần làm việc của nhân công không cao. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả về tổng thể.
Thực tế đa phần các công ty ở Việt Nam đều đang hoạt động với tiêu chuẩn ISO 9000. Chính vì vậy việc áp dụng tiêu chuẩn 5S là điều bắt buộc bắt buộc. Thông qua đó giúp giảm thiểu chi phí đồng thời cải tiến và nâng cấp môi trường làm việc hiệu quả và tối ưu nhất.
Lợi ích của quy trình 5S
Nhận thấy những hiệu quả bất ngờ mà quy trình 5S có thể đem lại, hiện nó đã và đang được ứng dụng ngày càng phổ biến tại các đơn vị. Dưới đây là một vài lợi ích khi áp dụng quy trình này!
- Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng nơi làm việc
- Gia tăng khả năng sáng tạo, cải tiến hiệu quả công việc
- Tạo kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp cho toàn tổ chức
- Đem lại nhiều thiện cảm, hình ảnh chuyên nghiệp cùng các cơ hội kinh doanh.
- Nâng cao tinh thần làm việc cùng hiệu quả tổng thể
- Tối ưu hóa chi phí quản lý, kho bãi, chất lượng sản phẩm cũng như quy trình bảo quản và vận chuyển hàng hóa.
Tối ưu hiệu quả hoạt động bằng cách áp dụng quy trình 5S
Chi tiết các bước trong quy trình 5S tại các doanh nghiệp
Khi tìm hiểu về các bước trong quy trình 5S tại các doanh nghiệp, tập đoàn có thể thấy, 5S đại diện cho sàng lọc, sắp xếp, sẵn sàng, săn sóc và sạch sẽ. Chi tiết quy trình được áp dụng như sau:
Sàng lọc – Seiri
Nguyên tắc cơ bản nhất của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì không cần đến”. Đó không phải là “tiết kiệm” thậm chí sẽ làm tăng chi phí quản lý và bảo lưu trong kho.
- Bước 1: Kiểm tra nơi làm việc của mình và đồng nghiệp.
Dựa vào quan sát, đánh giá những vật dụng cần sử dụng và những món đồ không cần thiết. Đối với những món đồ không cần dùng, bạn có thể tiếp tục hỏi đồng nghiệp xem có ai muốn dùng nó không. Nếu không tiến hành vứt bỏ ngay để làm sạch, sàng lọc hiệu quả khu vực công tác.
- Bước 2: Xử lý với những món đồ không thể tiêu hủy ngay
Bên cạnh những món đồ cá nhân có thể ngay lập tức vứt bỏ khi không cần thiết, sẽ có một số loại đồ đạc có ích cho công việc mà bạn chưa thể vứt bỏ ngay lúc đó. Trong trường hợp này nên để riêng ra một góc, đánh dấu ngày tháng sẽ tiêu hủy.
- Bước 3: Kiểm tra và hủy đồ dùng không cần thiết khi đến hạn
Đối với đồ dùng chưa “vứt bỏ” ngay, tổ chức nên thường xuyên phân loại và sàng lọc đồ dùng. Điều này không chỉ giúp chúng ta nắm được về số lượng, phân loại và tình trạng của chúng mà còn giúp nâng cao hiệu quả sàng lọc đồ không cần thiết.
Sắp xếp – Seiton
Sau bước sàng lọc, sắp xếp là công tác giúp mọi vật được đặt đúng chỗ của nó. Về cơ bản, nguyên tắc của sắp xếp chính là đảm bảo sự tối ưu và tiện dụng. Thường những đồ vật được dùng thường xuyên sẽ được đặt gần khu vực làm việc nhất.
- Bước 1: Chỉ sắp xếp những đồ vật cần sử dụng
Sau khi đã được sàng lọc, chúng ta chỉ nên giữ lại những món đồ cần sử dụng để đảm bảo sự thuận tiện và gọn gàng cho góc làm việc. Do đó ở bước này chúng ta chỉ cần sắp xếp những món đồ thật sự cần thiết.
- Bước 2: Lên kế hoạch về cách sắp xếp và bài trí
Dựa trên list danh sách những món đồ cần thiết, đưa ra kế hoạch sắp xếp, các vị trí đặt đồ và làm việc. Thường những đồ vật hay dùng nên để gần người sử dụng nhất, đồ ít sử dụng hơn có thể để xa sao cho gọn gàng. Lưu ý vật nặng nên để dưới và vật nhẹ để trên để tránh tình trạng hư hỏng hoặc gây nguy hiểm cho người dùng.
- Bước 3: Lập ra sơ đồ nơi lưu giữ
Để thuận tiện hơn trong việc sử dụng và quản lý, đơn vị nên ghi chú các vị trí đặt đồ cụ thể trên từng ngăn kéo hoặc tủ.
- Bước 4: Nên có vị trí riêng cho bình cứu hỏa, dụng cụ cấp cứu, van an toàn
Đối với những món đồ đảm bảo an toàn, nên đặt tại các vị trí riêng và dễ thấy. Điều này sẽ giúp công tác xử lý sự cố được thực hiện dễ dàng và an toàn hơn cho người lao động.
Sạch sẽ – Seiso
Môi trường sạch sẽ chính là một trong những yêu cầu để tạo ra sản phẩm chất lượng. Theo đó, công tác vệ sinh nên được thực hiện hàng ngày, hàng tuần thường xuyên và liên tục. Tuyệt đối đừng đợi đến lúc quá bẩn mới bắt đầu dọn dẹp.
Khu vực làm việc quyết định tâm trạng và hiệu quả làm việc
Thói quen này không chỉ khiến việc dọn dẹp trở nên “vất vả” hơn mà còn khiến môi trường làm việc luôn bám đầy bụi bẩn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến tính thẩm mỹ, độ bền của đồ dùng cũng như sức khỏe của nhân công.
Săn sóc – Seiketsu
Săn sóc là một trong những bước quan trọng để duy trì và giữ gìn vệ sinh, chất lượng của nơi làm việc. Để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn nên tạo cho mình một lịch vệ sinh cụ thể cũng như tiêu chuẩn của quy trình săn sóc, các vị trí quy định. Đồng thời chỉ rõ giới hạn và vị trí.
Sẵn sàng – Shitsuke
Chữ S này được thực hiện một cách tự giác của các thành viên. Sẵn sàng một cách tự giác để trở thành một thói quen. Chính sự đồng lòng của toàn thể mọi người sẽ giúp khu vực làm việc được sắp xếp và bảo đảm một cách tốt nhất!
Điều gì ảnh hưởng đến sự thành công của quy trình 5S
Hiệu quả là vậy song để làm được điều đó quá trình áp dụng 5S cần đảm bảo những yếu tố nào? Đâu là những tác nhân ảnh hưởng đến sự thành công của quá trình áp dụng 5S tại các doanh nghiệp?
Lãnh đạo
Lãnh đạo không chỉ là người chịu trách nhiệm chính cho các hoạt động kinh doanh của công ty mà còn là người đi đầu, tấm gương của toàn bộ nhân viên. Chính vì vậy sự hiểu biết, ủng hộ, lời cam kết và đồng tình của lãnh đạo chính là yếu tố then chốt quyết định thành công của việc ứng dụng phương pháp 5S vào doanh nghiệp.
Đề cao sự ủng hộ và cam kết của các cấp lãnh đạo
Đào tạo
Để mọi người có thể tự giác nhận biết về vai trò cũng như lợi ích của 5S, đào tạo là công tác đặc biệt quan trọng. Thông qua đó giúp mọi người hiểu hơn về tầm quan trọng, cách thức tiến hành của quy trình 5S.
Tính tự nguyện
Nâng cao tính tự giác, chủ động và hình thành thói quen vệ sinh, sắp xếp ngăn nắp khu vực làm việc chính là nguyên tắc cơ bản dẫn đến sự thành công của quy trình này.
Lặp lại
Chu trình 5S cần được lặp lại thường xuyên với tiêu chuẩn cao hơn. Như vậy không chỉ có thể duy trì sự hiệu quả của công tác này mà còn giúp nâng cao chất lượng quản lý của toàn tổ chức.
Quy trình 5S từng được áp dụng thành công lần đầu tiên tại Nhật Bản. Lấy nguyên tắc lấy con người làm trọng tâm phát triển, 5S đang dần phổ biến tại Việt Nam. Thông qua đó tạo ra các hiệu quả tức thì, tiết kiệm kinh phí.
Trên đây là toàn bộ câu trả lời của chúng tôi cho câu hỏi: 5S là gì? Quy trình 5S có thật sự đem lại hiệu quả? Mong rằng những thông tin được đưa đến trong bài viết có thể giúp ích cho bạn trong quá trình tìm đọc và tham khảo!
