KHÁM PHÁ QUY TRÌNH THIẾT KẾ PROFILE CÔNG TY TRONG 7 BƯỚC

18 Tháng Năm, 2022 0 Tuong Nguyen

Sở hữu một cuốn profile chỉn chu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng thể hiện cũng như quảng bá năng lực của mình đến nhiều chủ đầu tư, đối tác hay khách hàng. Thế nhưng để thiết kế profile công ty chuyên nghiệp không phải điều dễ dàng, không chỉ đòi hỏi bạn phải có kiến thức mà còn cần sự phối hợp của rất nhiều bên. Tìm hiểu quy trình thiết kế profile được thực hiện tại Goldidea ngay dưới đây và “bỏ túi” những kiến thức hữu ích.

Khám phá quy trình 7 bước chuyên nghiệp thiết kế profile

Khám phá quy trình 7 bước chuyên nghiệp thiết kế profile

I. Hãy lên kế hoạch thiết kế profile cho công ty của bạn

Trước khi đặt bút lên giấy, bạn cần lên một kế hoạch thật chi tiết để xác định chính xác mục đích ra đời của cuốn company profile của mình là gì hay chúng được sử dụng cho những hoàn cảnh nào. Điều này cực kỳ quan trọng, sẽ giúp bạn định hướng chính xác con đường phải đi đồng thời thiết lập được quy trình thiết kế profile rõ ràng nhất. Hãy dành thời gian để trả lời những câu hỏi sau:

1. Mục đích:

Mục đích chính của company profile là xây dựng thương hiệu, giới thiệu các thông tin của doanh nghiệp như tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu và các hoạt động. Thế nhưng bạn hãy nhìn xa hơn để xác định được những mục tiêu cụ thể. Có được điều này,  bản profile của bạn sẽ hiệu quả hơn nhiều:

Kêu gọi đầu tư: Profile sẽ làm nổi bật những số liệu kinh doanh, sự phát triển vững mạnh của doanh nghiệp qua từng năm, hồ sơ pháp lý minh bạch…  để tạo dựng niềm tin với các chủ đầu tư.

Giới thiệu tính năng ưu việt của sản phẩm: Profile sẽ nhấn mạnh vào các chủng loại sản phẩm cũng như các đặc tính, giá trị ưu việt mà hiếm đối thủ nào có thể mang đến cho khách hàng,…

Tuyển dụng: Profile sẽ tập trung vào chính sách người lao động, văn hóa nội bộ công ty, môi trường làm việc, mức đãi ngộ,…

2. Đối tượng sử dụng profile

Những đối tượng sử dụng bản thiết kế profile công ty khác nhau cũng sẽ cần cách bạn trình bày và dẫn dắt họ đi qua từng luồng thông tin rất khác nhau. Nếu đối tượng hướng đến chính của bạn là các doanh nghiệp đối tác, chủ đầu tư, nhà thầu,… thông tin phải được trình bày rất trực quan, rõ ràng và nổi bật những thông số. Ngược lại, nếu người sử dụng profile chính là người tiêu dùng cuối cùng thì profile nên có sự sáng tạo và tạo cảm giác thú vị cho người đọc, bởi người tiêu dùng mua hàng cảm tính hơn nhiều.

Xác định rõ ràng đối tượng mục tiêu hướng đến là rất quan trọng

Xác định rõ ràng đối tượng mục tiêu hướng đến là rất quan trọng

II. Nghiên cứu và xác định những nội dung chính

Để sở hữu một profile chuyên nghiệp, nghiên cứu là bước mà bạn không thể bỏ qua. Bằng việc nghiên cứu thật kỹ càng về đối thủ, về thị trường, về chính thương hiệu cũng như khách hàng của mình, bạn sẽ biết làm thế nào để những giá trị của thương hiệu trở nên nổi bật.

Trước tiên, bạn cần thật sự thấu hiểu chính thương hiệu của mình: những điểm mạnh độc tôn của thương hiệu là gì hay điều gì khiến bạn tự hào nhất về sản phẩm? Tiếp theo, hãy nghiên cứu và đối chiếu thật kỹ về những gì mà đối thủ đã làm trên profile của họ. Nếu họ không có những giá trị độc tôn mà bạn có, làm thế nào giá trị ấy thật nổi bật trên profile của bạn. Hay bạn có thể làm tốt hơn hay sáng tạo hơn họ ở điểm nào không? Cuối cùng, nghiên cứu khách hàng sẽ giúp bạn biết thị hiếu của họ là gì. Họ muốn nghe gì, muốn doanh nghiệp cam kết điều gì, hãy thể hiện điều đó thật rõ ràng trong profile để “gãi đúng chỗ ngứa” của khách hàng.

III. Lên bố cục (outline) profile

Sau khi đã nắm bắt được rõ ràng mục đích cũng như những thông tin cần thiết trong bản profile doanh nghiệp, tiếp theo bạn cần sắp xếp chúng theo trình tự rõ ràng và hợp lý để tạo nên một bố cục hoàn chỉnh. Hãy xác định tất cả những luồng thông tin bạn muốn xuất hiện trong cuốn profile của mình, thông tin nào cần đưa lên trước, thông tin nào cần ưu tiên nhiều trang hơn để làm nổi bật nội dung,… Tất cả những điều đó cần được tính toán thật kỹ và sắp xếp thật hợp lý trong outline của profile. Đồng thời, các nội dung trong mỗi trang cũng nên được gạch ý sơ bộ và ước lượng độ dài.

Một lưu ý quan trọng cho bạn khi muốn gộp trang, hay muốn dùng 2 trang cạnh nhau để thể hiện cùng một nội dung, đó là hãy gộp số trang lẻ và trang chẵn cạnh nhau (ví dụ trang 2 – 3; trang 4 – 5,..) Hãy tưởng tượng cuốn profile là một cuốn sách, và bạn chỉ có thể gộp nội dung với những trang chẵn đứng trước và trang lẻ nối tiếp mà thôi.

IV. Phác thảo nội dung lên giấy (lên layout cho profile)

Đây là bước quan trọng không thể bỏ qua để sở hữu bản thiết kế profile công ty hiển thị đúng ý bạn mong muốn. Trong từng trang cụ thể, bạn hãy đặt vị trí xuất hiện của các yếu tố về hình ảnh và nội dung, thậm chí là vị trí của các nội dung chính và các nội dung phụ, cân nhắc về khoảng cách giữa các thành tố đó là bao nhiêu thì hợp lý. Một số quy tắc bạn có thể ứng dụng khi lên layout cho cuốn profile của mình là: quy tắc ⅓, quy tắc số lẻ, quy tắc về sự cân bằng,…

Lên outline và layout là bước quan trọng để định hình cuốn profile

Lên outline và layout là bước quan trọng để định hình cuốn profile

V. Lên nội dung chi tiết cho profile

Nếu coi bố cục là xương sống, layout là xương sườn thì copywriting chính là việc tiếp theo bạn cần làm để “đắp da đắp thịt” cho bản profile của mình. Làm thế nào để vừa cung cấp đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết vừa làm nổi bật những key chính về thương hiệu, sản phẩm và truyền thông, từ đó thuyết phục khách hàng lựa chọn bạn thay vì hàng ngàn những thương hiệu ngoài kia? Đáp án chính là ở việc tổ chức copywriting hợp lý và ấn tượng.

Thông thường, một bản thiết kế profile công ty hoàn chỉnh sẽ đi theo trình tự:

Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp, về lĩnh vực hoạt động hay cơ cấu, quy mô doanh nghiệp

Tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi, chiến lược phát triển lâu dài

Giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ

Những con số chứng minh năng lực hoặc kết quả kinh doanh và cam kết của doanh nghiệp

Thành tích, giải thưởng đã đạt được

Thông tin liên hệ

Ngoài ra, tùy vào đặc thù từng doanh nghiệp mà bạn có thể linh hoạt các nội dung khác như: văn hóa doanh nghiệp, năng lực nhân sự, môi trường làm việc, trách nhiệm cộng đồng, công nghệ – kỹ thuật ứng dụng trong nhà máy,…

Để giải quyết bài toán tổ chức copywriting sao cho hợp lý và ấn tượng, điều bạn cần làm là xác định rõ mục đích của bản thiết kế profile công ty ở bước 1, từ đó liệt kê ra những yếu tố quan trọng mà khách hàng bắt buộc phải nắm được. Sau đó, hãy brief (truyền đạt) lại thật rõ ràng những điều đó cho copywriter, yêu cầu họ dành nhiều dung lượng hơn cho các nội dung quan trọng đồng thời khắt khe hơn trong việc sử dụng câu chữ đắt giá và sắc sảo. Nếu có thể, bạn hãy cố gắng truyền cảm hứng tốt nhất về thương hiệu và giá trị cốt lõi đó cho copywriter, đó là tiền đề để bạn nhận về những sản phẩm chất lượng.

Nội dung giúp điều hướng sự chú ý của khách hàng vào thông tin quan trọng

Nội dung giúp điều hướng sự chú ý của khách hàng vào thông tin quan trọng

Ngoài ra, một điều nữa cũng rất quan trọng khi triển khai nội dung mà bạn cần chú ý là tone & mood của thương hiệu. Những thương hiệu xây dựng, công nghệ, kỹ thuật,… ngôn từ cần sự chắc chắn, trực diện, ưu tiên số liệu và dẫn chứng trong khi những nhãn hàng kiến trúc, thời trang thì nên sử dụng ngôn ngữ nghệ thuật, có tính gợi hình, gợi cảm xúc nhiều hơn.

VI. Lựa chọn kiểu chữ, màu sắc và hình ảnh

Kiểu chữ và màu sắc thường tuân theo Brand Guidelines của thương hiệu để đảm bảo sự nhất quán giữa bản profile và các ấn phẩm truyền thông khác. Tuy nhiên, các designers cũng thường biến tấu đôi chút, nhấn nhá thêm những tone màu nổi bật hay những font chữ mới để tạo cảm giác lạ và hấp dẫn ánh nhìn của người xem.

Mặc dù vậy, không phải thương hiệu nào cũng có một bộ Brand Guidelines bài bản. Và đôi khi, khách hàng cũng mong muốn nhận được tư vấn từ agency về màu sắc và font chữ nhận diện tốt nhất với thương hiệu của mình. Để tạo nên bản thiết kế profile công ty, designer lúc này sẽ làm việc rất sát với khách hàng, tìm hiểu kỹ về ngành hàng, thị trường, thị hiếu của khách hàng mục tiêu,… từ đó đưa ra tư vấn về màu sắc, font chữ phù hợp và triển khai cho khách hàng Brand Guidelines trước. Khi khách hàng đồng ý, designer mới tiến hành thiết kế profile theo bộ Brand Guidelines mà mình đã tư vấn.

Xây dựng Brand Guidelines trước khi bắt tay vào thiết kế profile

Xây dựng Brand Guidelines trước khi bắt tay vào thiết kế profile

Về hình ảnh, cũng như giống như với copywriter, bạn cũng cần brief lại với designer những phần cần làm nổi bật để designer ưu tiên nhiều không gian thiết kế trong profile cũng như có những bước xử lý hình ảnh kỹ càng hơn, để phần nội dung đó được nổi bật trong mắt khách hàng. Ngoài ra, tone màu của hình ảnh cũng cần được tuân theo theo tone màu nhận diện của thương hiệu để tạo nên sự đồng nhất.

VII. Hoàn thành và in ấn

Sau khi đã hoàn thành hết tất cả công đoạn, trước khi in ấn bạn hãy kiểm tra thật kỹ càng bản thiết kế profile công ty trên file mềm trước. Bố cục có thoáng, có gây nhức mắt người đọc hay không? Phần chữ có dễ đọc và làm nổi bật được nội dung chính chưa? Hình ảnh có bắt mắt không, có dùng đúng bảng màu CMYK dùng cho in ấn chưa và khi in ấn liệu ảnh có giữ được đúng chất lượng như file mềm? Bạn hãy kiểm tra lại tất cả những điều đó và xác nhận với tất cả những bên liên quan, từ designer, copywriter cho đến nhà in để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào xảy ra sau khi in ấn.

Đồng thời, trước khi in ấn bạn cũng cần xác định loại giấy mà mình muốn in. Hãy ưu tiên các loại giấy cứng, chất lượng tốt, điều đó sẽ giúp profile của bạn chỉn chu và gia tăng uy tín với chủ đầu tư, đối tác, khách hàng.

Nếu khách hàng chưa biết gì về thương hiệu hay sản phẩm của bạn, còn gì đơn giản và hữu hiệu hơn là đưa cho họ cuốn profile của công ty? Sở hữu đội ngũ sáng tạo có kinh nghiệm và chuyên môn cao, đồng thời luôn tuân theo quy trình làm việc bài bản và chuyên nghiệp, Goldidea tự tin sẽ mang đến cho bạn sự hài lòng với thiết kế profile công ty ấn tượng và phù hợp nhất. Liên hệ ngay để được tư vấn!

Bài viết liên quan